Das Notion-Playbook von Puzzle: Acht Wege, wie Start-ups 8+ Stunden pro Woche einsparen können

In der Start-up-Welt sprechen wir oft davon, den Product-Market-Fit zu finden. Aber wir müssen auch über den sogenannten Product-Company-Fit sprechen – also darüber, welche Tools den Arbeitsalltag im Unternehmen wirklich unterstützen.

Als wir Puzzle gegründet haben, war unser Ziel klar: ein System für finanzielle Intelligenz aufzubauen, das Gründer und Gründerinnen dabei unterstützt, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Als Seriengründer mit über einer Milliarde Dollar an eingeworbenem Kapital weiß ich aus Erfahrung: Die richtige operative Infrastruktur entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Genau das brauchten wir bei Puzzle, um unser schnelles Wachstum zu unterstützen, und deshalb haben wir auf Notion gesetzt.

Notion ist nicht nur eine weitere App im Tech-Stack von Puzzle – es ist unser zentrales Nervensystem. Hier entstehen Ideen, Prozesse nehmen Gestalt an, und Teams arbeiten nahtlos zusammen. Wir haben acht Hauptstrategien entwickelt, die uns dabei helfen, das volle Potenzial von Notion auszuschöpfen. Sie haben uns zahllose Stunden überflüssiger Arbeit erspart und Notion von einem einfachen Tool zur Grundlage unseres Betriebs gemacht.

Unabhängig davon, ob du ein Start-up gründest oder ein Team leitest, das seine Arbeit optimieren möchte: Hier erfährst du, wie du Notion zur treibenden Kraft für das Wachstum und den Erfolg deines Unternehmens machen kannst:

Bei Puzzle leben wir nach dem klassischen Sprichwort: „Was nicht aufgeschrieben wurde, ist nicht geschehen“. In unserem Fall gilt: Wenn es nicht in Notion steht, existiert es nicht.

Unser Notion-Workspace ist zu unserer Single Source of Truth (SSOT), unserer einzigen Quelle der Wahrheit, geworden – einem integrierten Wissenszentrum, in dem unser institutionelles Wissen mit unserem Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt. Alles ist miteinander verbunden, von grundlegenden Unternehmensinformationen (wie Richtlinien und Verfahren) über strategische Initiativen (einschließlich unternehmensweiter OKRs und Teamziele) bis hin zum täglichen Arbeitsgeschehen in speziellen Tools wie Linear. Jedes Dokument, jede Designdatei, jedes Daten-Dashboard, jede Projektaktualisierung und jede wichtige Unterhaltung in vernetzten Tools wie Slack wird Teil unserer kollektiven Intelligenz.

Indem wir Notion zu unserem primären Workspace gemacht haben, ist das Wissen im Unternehmen durch eine intuitive Struktur leichter auffindbar geworden und wir haben eine Umgebung geschaffen, in der Informationen ganz natürlich zwischen den Teams fließen. Diese Struktur spart allen Zeit und fördert eine bessere Zusammenarbeit. Wenn alles in einer zentralen Wissensquelle gebündelt ist, (oder zumindest über Integrationen angebunden ist), können Teammitglieder Wissen leichter teilen und voneinander lernen. Mit den Import-Tools von Notion kannst du bestehende Inhalte aus Altsystemen migrieren. So lassen sich diese schrittweise ablösen und eine konsolidierte, besser vernetzte Tool-Landschaft aufbauen, mit Notion als zentraler Wissensquelle.

Um Notion als zentrale Wissensquelle zu etablieren, benötigst du eine klare und bewusste Entscheidung. Das kann zum Beispiel eine unternehmensweite Ankündigung in einem All-Hands-Meeting sein oder in Form eines dokumentierten Leitprinzips in eurem „Ways of Working“-Leitfaden erfolgen. Dieser grundlegende Schritt bildet die Grundlage dafür, die weiteren Prinzipien erfolgreich umzusetzen, die wir im Folgenden vorstellen. Jedes davon stärkt Notions Rolle als zentrales Nervensystem eures Unternehmens.

Wir nutzen Notion, um neuen Mitarbeitenden vom ersten Gespräch an einen reibungslosen Einstieg ins Unternehmen zu ermöglichen. Dieser Ansatz macht nicht nur unsere Personalprozesse effizienter, sondern vermittelt neuen Mitarbeitenden schon ab dem ersten Tag unsere Kultur der Dokumentation und des Wissensaustauschs.

Das Onboarding mit Notion erfüllt gleich zwei Zwecke: Es sorgt für ein einheitliches Erlebnis für neue Mitarbeitende und motiviert die Teams gleichzeitig dazu, ihre zentralen Prozesse und ihr Wissen zu dokumentieren. Beim Erstellen von Onboarding-Inhalten bauen Teams gleichzeitig ihre Dokumentation auf und entwickeln diese weiter. So entsteht eine institutionelle Wissensbasis, die über die Zeit gemeinsam weiterentwickelt wird

• Erstellt für alles in eurem Workspace Vorlagen, von Stellenbeschreibungen bis zu Interview-Scorecards, um für Einheitlichkeit zu sorgen und Zeit zu sparen.

• Interaktive Onboarding-Checklisten helfen neuen Mitarbeitenden, ihren Fortschritt nachzuvollziehen und Verantwortung für ihren eigenen Einstieg zu übernehmen.

• Ein Onboarding mit Notion befähigt Mitarbeitende, Informationen eigenständig zu finden und Notion-KI zu nutzen, um ihre Fragen zu klären, noch bevor sie sich an Kolleginnen oder Kollegen wenden müssen.

• Berechtigungseinstellungen ermöglichen einen gestaffelten Zugriff auf sensible Informationen, je weiter Mitarbeitende im Onboarding voranschreiten.

Bei Puzzle haben wir asynchrone Kommunikation zu einem zentralen Bestandteil unserer Zusammenarbeit gemacht, indem wir Notion-Seiten in dynamische Diskussionsräume verwandelt haben, in denen Entscheidungen entstehen. Unsere Teams dokumentieren Entscheidungen, teilen Updates und lösen Probleme, ohne dafür ständig Meetings ansetzen zu müssen. Gerade für unser verteiltes Team ist diese Arbeitsweise besonders wertvoll. Dieser Ansatz hat unsere Meetinganzahl deutlich reduziert und gleichzeitig die Qualität unserer Diskussionen und Entscheidungen verbessert.

• Erstellt strukturierter Bereiche mit Vorlagen für verschiedene Dokumentationstypen wie Vorschläge, Entscheidungen und Updates.

• Legt klare Dokumentationsrichtlinien fest: Wann sollen Kommentare genutzt werden und wann neue Seiten? Wie werden relevante Stakeholder markiert? Und welche Reaktionszeiten werden erwartet?

• Führt einen regelmäßigen Überprüfungszyklus ein, um die Dokumentation aktuell und relevant zu halten

• Nutzt Kommentare und @-Erwähnungen in Notion gezielt, um Teammitglieder einzubeziehen und Diskussionen fokussiert zu halten.

• Nutzt Automatisierungen, um Teams in Slack und per E-Mail zu benachrichtigen, sobald wichtige Updates vorgenommen werden..

Teamspaces in Notion bieten eine elegante Informationsarchitektur, die spezialisiertes Teamwissen mit bereichsübergreifender Sichtbarkeit in Einklang bringt. Jede Abteilung verfügt über einen eigenen Bereich für teambezogene Inhalte, der gleichzeitig den Zugriff auf relevante Informationen für andere erleichtert. Diese Struktur ermöglicht es Teams, ihr Fachwissen effektiv zu organisieren, ohne die Zusammenarbeit mit anderen einzuschränken.

Zum Beispiel enthält unser Engineering-Teamspace ausführliche technische Dokumentation, die für die tägliche Nutzung durch Entwickler strukturiert ist und zugleich zugänglich bleibt, wenn Produktmanager architektonischen Kontext benötigen. Ähnlich strukturiert unser Sales-Teamspace Kundenfeedback und Marktkenntnisse, damit sie für das Vertriebsteam im Alltag funktionieren und gleichzeitig für Produktentscheidungen leicht auffindbar sind.

• Teamspezifische Vorlagen, die auf die wiederkehrenden Arbeitsabläufe und die Dokumentation des Teams abgestimmt sind

• Datenbankansichten für Stakeholder, die Informationen so aufbereiten, dass sie sowohl für das jeweilige Team als auch für ihre engsten bereichsübergreifenden Partner funktionieren

• Seitenverantwortliche, Ablaufdaten und Verifizierungenfür besonders wichtige Inhalte, damit alle darauf vertrauen können, dass die Informationen aktuell und korrekt sind.

• Haltet Dokumentation so offen wie möglich, indem ihr granulare Berechtigungen auf Seiten- und Datenbankebene nutzt, um Transparenz und notwendige Vertraulichkeit in Einklang zu bringen.

Eine Dokumentationskultur ist nicht nur ein Prinzip, sondern eine Fähigkeit, die jedes Start-up aktiv trainieren muss. Eine starke Dokumentationskultur entsteht durch klare Richtlinien und praktische Gewohnheiten, die Teams im Alltag umsetzen können, bis sie zur Selbstverständlichkeit werden.

• Klein anfangen: Beginnt mit einfachen Meeting-Notizen und Entscheidungsprotokollen und erweitert die Dokumentation nach und nach, sobald sich die Gewohnheit im Team etabliert.

• Macht es zur Routine: Verankert Dokumentationspunkte in bestehende Workflows, zum Beispiel mit schriftlichen Vorschlägen vor Meetings und dem Festhalten zentraler Entscheidungen im Anschluss.

• Haltet es aktuell: Plant regelmäßige Review-Sessions ein, in denen Teams ihre am häufigsten genutzte Dokumentation überarbeiten und verbessern.

• Feiert gute Dokumentation: Hebt gelungene Beispiele in Teammeetings hervor und gebt denjenigen Anerkennung, die anderen beim Lernen helfen.

Auch wenn bei Puzzle alle Teams mit dem gleichen grundlegenden Notion-Setup starten, liegt der eigentliche Mehrwert darin, dass jedes Team die Nutzung individuell an seine spezifischen Anforderungen anpassen kann. Wie jedes Start-up weiß, entwickeln sich Prozesse und Strukturen mit der Zeit weiter. Umso wichtiger ist es, Tools zu nutzen, die sich anpassen und gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen können. Die Flexibilität von Notion macht genau das möglich: Teams können ihre Workflows laufend weiterentwickeln, wenn sich ihre Anforderungen verändern.

Ein Engineering-Team beginnt zum Beispiel vielleicht mit einfachem Task-Tracking und baut daraus nach und nach ein vollständiges Sprint-Planning-System. Ein Marketing-Team kann zunächst mit einfacher Kampagnenplanung starten und später zu umfassenden Redaktionskalendern und integriertem Analytics-Tracking übergehen. Dieser natürliche Prozess ermöglicht es jedem Team, den idealen Workspace für seine eigenen Bedürfnisse zu gestalten und dabei mit dem großen Ganzen verbunden zu bleiben.

• Einfach anfangen, regelmäßig weiterentwickeln: Startet mit grundlegenden Workflows, die Teams im Laufe der Zeit testen und verfeinern können, wenn sich zeigt, was gut funktioniert.

• Sorgt für klare Rahmenbedingungen: Nutzt einheitliche Datenbankeigenschaften und Vorlagen, um Konsistenz sicherzustellen, während ihr den Teams zugleich die Freiheit lasst, ihre Ansichten und Abläufe individuell anzupassen.

• Verbindet Team-Workflows: Nutzt Relationen und Rollups, um teamübergreifende Arbeit miteinander zu verknüpfen und gleichzeitig die bevorzugte Arbeitsweise jedes Teams zu erhalten.

Unser Team mit über 50 Mitarbeitenden hat seine Arbeitsweise grundlegend verändert, indem es Notion-KI in die täglichen Workflows integriert hat. Anfangs nutzten die Teams die KI vor allem, um schnell Antworten zu finden, indem sie Fragen zu Informationen stellten, die über den gesamten Workspace verteilt waren, etwa zu Produktspezifikationen, Meeting-Notizen oder Kundenfeedback. Wenn pro Anfrage zehn Minuten eingespart werden und im Schnitt jede Person fünf Anfragen pro Tag stellt, ergibt das täglich 50 Minuten Zeitersparnis – oder über 21 Stunden pro Woche im gesamten Unternehmen.

Inzwischen nutzen wir Notion-KI noch breiter: als intelligente Assistenz und zugleich als leistungsstarkes Automatisierungstool in verschiedenen Bereichen unserer Arbeit.

• Sofort Antworten auf komplexe Fragen finden, indem du die KI Informationen über vernetzte Tools und Datenbanken hinweg analysieren lässt.

• Meeting-Notizen in umsetzbare Projektpläne verwandeln, indem du automatisch wichtige Entscheidungen extrahierst und die nächsten Schritte kategorisierst.

• Technische Dokumentation für verschiedene Zielgruppen anpassen, indem du mit einem Klick technische Spezifikationen in vertriebsfreundliche Übersichten umwandelst.

• Produkt-Insights extrahieren, indem du die KI aufforderst, Muster in Kundengesprächen und Funktionsanfragen zu erkennen.

• Berichte zur Wettbewerbsanalyse erstellen, indem du die KI bittest, interne Marktanalysen und Kundenfeedback zu synthetisieren.

Genau wie die Dokumentation und Workflows deines Teams in Notion als gemeinsames organisatorisches Wissen gespeichert sind, ist es ebenso wichtig, zu wissen, wer was wann macht. Das ist ebenfalls kollektive Intelligenz. Unser Aufgabenverwaltungssystem in Notion verbindet die individuelle Arbeit mit den unternehmensweiten Prioritäten, wodurch die Teams einen klaren Kontext erhalten und die Führungsebene einen Überblick über den Fortschritt bekommt. Indem wir Aufgaben mit strategischen Initiativen verknüpfen, Einflusswerte verfolgen und Benachrichtigungen automatisieren, haben wir ein System geschaffen, das allen hilft, zu verstehen, wie ihre Arbeit zu größeren Zielen beiträgt.

• Die Möglichkeit zum Querverweisen verbindet Aufgaben mit relevanten Dokumenten, Meetings und Projekten, wobei sich der eingebettete Kontext direkt neben der Arbeit befindet und ein reichhaltiges Wissensnetzwerk schafft.

• Flexible Ansichten ermöglichen es jedem Teammitglied, Aufgaben auf seine Weise zu organisieren, während eine einzige Quelle der Wahrheit beibehalten wird

• BenutzerdefinierteFormeln können automatisch die Priorität berechnen, basierend auf mehreren Faktoren wie Dringlichkeit, Aufwand und strategischem Wert.

• Relationen zwischen Aufgabendatenbanken helfen, Abhängigkeiten sichtbar zu machen und ermöglichen die Ressourcenplanung über Teams hinweg

Wenn dein Start-up wächst, wird eine einzige Quelle der Wahrheit immer wichtiger, um Ausrichtung zu gewährleisten, institutionelles Wissen zu bewahren und schnelle Entscheidungen zu ermöglichen. Was ich hier teile, ist das Ergebnis jahrelanger Verfeinerung als Gründer und als Team bei Puzzle, was zu messbaren Verbesserungen der Teameffizienz, reduzierten Meeting-Aufwänden und schnelleren Onboarding-Zeiten geführt hat.

Wenn das, was ich hier teile, bei dir Anklang findet, aber etwas überwältigend wirkt, ist mein Rat einfach: Fang klein an, aber fang heute an. Wähle einfach einen Bereich aus, zum Beispiel Besprechungsdokumentation oder Onboarding-Guides, und baue von dort aus auf

Die Zukunft der Arbeit ist transparent, vernetzt und zunehmend asynchron. Indem du das Betriebssystem deines Unternehmens in Notion aufbaust, löst du nicht nur unmittelbare organisatorische Herausforderungen. Du verschaffst dir außerdem einen Wettbewerbsvorteil, der mit deinem Erfolg skalieren und im Laufe der Zeit immer mehr Wirkung entfalten wird.

Start-ups erhalten sechs Monate kostenlos mit unbegrenztem KI-Zugang. Entwickle das Betriebssystem deines Unternehmens in Notion mit allen Premium-Funktionen, die du für effizientes Wachstum benötigst.

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